Een project, een programma en een implementatie zijn geen synoniemen, en het verschil is geen begrippenkwestie. Het bepaalt wie er besluit, waarop u stuurt en of het geheel oplevert wat er beloofd is.
Een project levert een product op
Een project is een tijdelijke inspanning die één aanwijsbaar resultaat oplevert. U weet vooraf wat er aan het eind bestaat dat er nu niet is, en u stuurt op tijd, geld, kwaliteit, scope, informatie en risico. Er is één opdrachtgever die de besluiten kan nemen, en de scope ligt aan het begin grotendeels vast.
In PRINCE2 is dat de kern: een project heeft een business case, een gedefinieerd product en een stuurgroep die binnen afgesproken toleranties stuurt.
Een programma levert een verandering op
Een programma is een samenhangende verzameling projecten en activiteiten die samen een verandering realiseren die de losse projecten afzonderlijk niet halen. U stuurt niet op producten maar op baten en op samenhang, en de inhoud van de onderliggende projecten mag onderweg wijzigen zolang de verandering maar dichterbij komt.
Dat is wat MSP beschrijft. Het herkenbare kenmerk: de waarde zit in de aansluiting. Vervangt een retailorganisatie acht systemen tegelijk, dan zit de winst niet in de acht implementaties maar in het feit dat ze op elkaar aansluiten.
Een implementatie is geen derde categorie
Hier ontstaat de meeste verwarring. Een implementatie zegt iets over de inhoud van het werk, namelijk het in gebruik nemen van een systeem of werkwijze, en niets over de manier van besturen. Een implementatie is meestal een project. Soms is hij onderdeel van een programma. En af en toe is hij zo groot en zo verweven met andere veranderingen dat hij zelf een programma wordt.
De vraag is dus niet of iets een implementatie is, maar of de waarde in één product zit of in de samenhang tussen meerdere.
Waarom het verschil geld kost
Een programma dat als project wordt bestuurd, krijgt een stuurgroep die per project een status beoordeelt. Niemand bewaakt de afhankelijkheden, die worden pas zichtbaar als ze knellen, en aan het eind hebben alle projecten op tijd opgeleverd terwijl het geheel de beloofde baten niet haalt. Dat is de duurste van de twee fouten en de meest voorkomende.
Een project dat als programma wordt opgetuigd, krijgt een board, een programmabureau en een batenlogboek voor iets met één opdrachtgever en één product. De overhead eet het budget op en elk besluit moet een gremium passeren dat er niet voor nodig was.
De vier vragen die het beslissen
Levert het één aanwijsbaar product op? Zit de waarde in de samenhang tussen de resultaten? Kan één opdrachtgever alle besluiten nemen? En ligt de scope aan het begin vast, of leert u onderweg wat er nodig is?
Twee keer het eerste antwoord en u heeft een project. Twee keer het tweede en u heeft een programma. Zit u ertussenin, dan is de vraag welke fout het minst kost, en dat is vrijwel altijd te veel structuur in plaats van te weinig.
In het whitepaper Heeft u een project of een programma? werk ik deze vragen verder uit, inclusief wat u kunt doen als u er middenin zit en de keuze verkeerd blijkt te zijn uitgevallen.
← Terug naar alle artikelen