De situatie
B&G Catering in Harskamp heeft ruim dertig medewerkers en wil kunnen inschrijven op grotere aanbestedingen. Daar wordt vrijwel altijd een kwaliteitsmanagementsysteem gevraagd, in de praktijk ISO 9001. Zonder dat certificaat valt u af bij de eerste toets, hoe goed u het werk ook doet.
Tegelijk kost inschrijven zelf veel tijd. Een aanbesteding lezen, de eisen eruit halen, bepalen of het past en er een antwoord op formuleren is precies het soort werk waar een organisatie van deze omvang geen aparte afdeling voor heeft.
Wat ik doe
Sinds 2025 begeleid ik het onboarden van AI-toepassingen. Concreet gaat dat over de aanbestedingen waarop B&G reageert, over het uitwerken van marketingcampagnes en over procesverbeteringen in de organisatie. Het uitgangspunt is dat mensen het werk blijven doen en dat de toepassing het voorbereidende werk wegneemt, niet het oordeel.
Parallel loopt het traject naar ISO 9001. Dat doen we met Tidal Control, een compliance-platform waarvan ik reseller ben. De certificering staat gepland voor het eerste kwartaal van 2027, bewust gekozen buiten de drukke periodes van het bedrijf om. Een certificeringstraject dat samenvalt met het hoogseizoen van een cateraar is een traject dat blijft liggen.
Mijn rol laat zich lastig in één woord vangen, en dat is precies waarom het werkt: ik doe de AI-kant, de datakant, de inrichting van het platform en de compliancekant, en die vier raken elkaar voortdurend. Een AI-toepassing die aanbestedingsdocumenten verwerkt, is namelijk ook een onderwerp voor het kwaliteitsmanagementsysteem.
Uitkomst
Wat het opleverde
De AI-toepassingen leveren nu al tijd op bij het inschrijven, terwijl de certificering pas in 2027 landt. Dat is bewust die volgorde: het traject moet onderweg waarde opleveren, niet pas op het moment dat de auditor tekent.
Wat ik meeneem
Bij een organisatie van deze omvang is de valkuil dat certificering een papieren project wordt dat naast het echte werk hangt. Door de AI-toepassingen eerst te laten renderen en de certificering daaromheen te bouwen, wordt het managementsysteem een beschrijving van hoe er gewerkt wordt in plaats van een set documenten die alleen voor de audit bestaat.
